Prestaciones laborales en Colombia: la guía total para liquidar cesantías, intereses, prima y vacaciones

Liquidar bien las prestaciones sociales no es solo cumplir la ley: evita reliquidaciones, sanciones y pleitos. Aquí tienes una ruta clara, con fórmulas, bases y checkpoints para que cada cálculo sea defendible.

Prestaciones laborales en Colombia (2025): guía completa para liquidar cesantías, intereses, prima y vacaciones

Liquidar bien las prestaciones sociales no es solo un trámite contable: es la manera correcta de cerrar periodos de nómina, cumplir la ley y evitar contingencias. En esta guía encontrarás el qué, por qué, cómo y cuándo de cada prestación, con fórmulas prácticas, plazos y ejemplos numéricos listos para usar.

1) ¿Qué prestaciones se liquidan?

En Colombia, el “paquete” de prestaciones sociales incluye cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y vacaciones. Las cesantías equivalen a un salario por año (proporcional por fracción) y se consignan en el fondo; los intereses a las cesantías son del 12% anual (proporcionales) y se pagan directamente al trabajador; la prima de servicios equivale a 30 días por año (15 por semestre); y las vacaciones reconocen 15 días hábiles por año. Cada una tiene su base de cálculo y plazos propios, que verás enseguida.

2) ¿Por qué se liquidan las prestaciones?

Las prestaciones tienen un propósito protector y redistributivo. Las cesantías funcionan como ahorro para enfrentar el desempleo o proyectos de vivienda/educación; los intereses reconocen el valor del dinero en el tiempo; la prima retribuye la participación del trabajador en los resultados de la empresa; y las vacaciones garantizan el descanso efectivo y la salud en el trabajo. Para el empleador, liquidarlas correctamente redunda en seguridad jurídica, previsibilidad financiera y reputación, porque convierte la terminación del vínculo o el cierre de periodos en procesos claros, verificables y defendibles.

3) ¿Cómo se liquidan? (bases y fórmulas)

El punto de partida es definir si el salario fue fijo o variable (o si tuvo variaciones recientes). Con salario fijo, la base suele ser el último salario mensual. Con salario variable —o si hubo incrementos y recargos que modifican la remuneración— se usan promedios del periodo pertinente (usualmente anual para cesantías y vacaciones, y semestral para prima). Con esa base, aplica las fórmulas:

• Cesantías
  Cesantías = Base × (días trabajados ÷ 360)
  Base: último salario si es fijo y estable; si es variable, promedio del último año (o del tiempo servido si fue menor a un año).

• Intereses a las cesantías
  Intereses = Cesantías × 0,12 × (días trabajados ÷ 360)
  Se pagan al trabajador y son independientes de la consignación en el fondo.

• Prima de servicios
  Prima = Base × (días trabajados ÷ 360)
  En salario variable, usa promedio del semestre (o del tiempo servido).

• Vacaciones
  Vacaciones= Base de vacaciones × (días trabajados ÷ 720)
  La base de vacaciones es el salario ordinario (o su promedio anual si es variable). No incluye horas extra ni trabajo en día de descanso obligatorio.

Nota práctica: la reciente terminología de “día de descanso obligatorio” (antes “dominical”) y su recargo escalonado hacia el 100% no altera la base de vacaciones, que sigue siendo el salario ordinario. Los recargos se liquidan aparte si quedaron pendientes, pero no integran la base de vacaciones.

4) ¿Cuándo se liquidan? (hitos y plazos)

Las prestaciones se liquidan en tres momentos clave:

1. Durante la relación laboral, por cortes legales:

   • Prima de servicios: la mitad antes del 30 de junio y la otra mitad dentro de los primeros 20 días de diciembre. Si hay retiro en el intermedio, se paga proporcional.

2. Cada año, por anualización:

   • Cesantías causadas entre el 1.º de enero y el 31 de diciembre se consignan en el fondo escogido por el trabajador antes del 15 de febrero del año siguiente.

   • Intereses a las cesantías se pagan al trabajador hasta el 31 de enero del año siguiente.

3. Al terminar el contrato (cualquier modalidad):

   • Se liquida todo lo causado y no pagado (cesantías, intereses, prima proporcional y vacaciones no disfrutadas en dinero), aplicando las fórmulas y bases descritas.

Cumplir estos hitos evita sanciones por mora (en especial, la de cesantías por consignación tardía) y reduce el riesgo de reliquidaciones.

5) Casos especiales que cambian el cálculo

Salario integral. Incluye de antemano prestaciones y recargos (excepto vacaciones), siempre que exista pacto escrito y el valor cumpla con el mínimo legal (10 SMLMV + 30% de factor prestacional). Las vacaciones se pagan aparte con base en el salario ordinario pactado.

Incapacidades médicas. La incapacidad no suspende el contrato; las prestaciones se siguen causando y se liquidan según las bases ya explicadas.

Licencia no remunerada y otras suspensiones. La licencia no remunerada suspende el contrato; ese tiempo no causa prestaciones. Al reintegro, se reanuda el conteo.

6) Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

Base de vacaciones mal aplicada. Sumar extras o recargos al salario ordinario para vacaciones es un error típico. Recuerda: vacaciones = salario ordinario (o promedio anual si es variable), sin extras ni descanso obligatorio.

Olvidar promedios en salario variable. Si hubo variaciones, no uses el último salario para todo: promedia anual para cesantías y vacaciones; semestral para prima.

Confundir intereses con consignación. Los intereses se pagan al trabajador (hasta el 31/enero). La cesantía anual se consigna en el fondo (antes del 15/febrero). Son obligaciones distintas.

Falta de soportes. Documenta contratos, nóminas, planillas de variación y certificados del fondo. Un cálculo firmado y trazable evita discusiones.

7) Ejemplos numéricos (redondeados)

Supuestos: sin horas extra ni recargos pendientes. Si ya pagaste una fracción (p. ej., prima de junio), descuéntala.

Ejemplo A: salario fijo

Datos: $2.000.000/mes; 180 días trabajados.

• Cesantías = 2.000.000 × (180/360) = $1.000.000

• Intereses = 1.000.000 × 0,12 × (180/360) = $60.000

• Prima = 2.000.000 × (180/360) = $1.000.000

• Vacaciones = 2.000.000 × (180/720) = $500.000
  Total prestaciones (sin salarios ni recargos): $2.560.000.

Ejemplo B: salario variable

Datos: 12 meses; $2.000.000 (8 meses) y $2.500.000 (4 meses).

• Promedio anual (base cesantías/prima) = (2.000.000×8 + 2.500.000×4)/12 = (16.000.000 + 10.000.000)/12 = $2.166.666,67.

• Cesantías = 2.166.666,67 × (360/360) = $2.166.666,67

• Intereses = 2.166.666,67 × 0,12 × (360/360) = $260.000 aprox.

• Prima (año completo) = $2.166.666,67

• Vacaciones (promedio anual, sin extras) = 2.166.666,67 × (360/720) = $1.083.333,33

Tip pro: Si hubo licencia no remunerada, excluye esos días del numerador (no causan). Si hubo incapacidades, el tiempo sí causa prestaciones conforme a las bases.

8) Checklist operativo (para cerrar sin tropiezos).

1. Define el tipo de salario (fijo o variable) y, si corresponde, calcula promedios.

2. Aplica las fórmulas:

   • Cesantías = base × (días/360)

   • Intereses = cesantías × 0,12 × (días/360)

   • Prima = base × (días/360)

   • Vacaciones = base × (días/720)

3. Verifica plazos: intereses (31/enero); consignación de cesantías (antes del 15/febrero); prima (30/junio y primeros 20/diciembre).

4. Documenta soportes y genera un cálculo firmado con notas de metodología.

Liquidar correctamente las prestaciones sociales garantiza seguridad jurídica para ambas partes: el trabajador recibe lo que por ley ha causado y el empleador evita reliquidaciones, sanciones y conflictos. El secreto está en tres pilares: usar la base salarial correcta, aplicar las fórmulas proporcionales según el tiempo efectivamente causado y cumplir los plazos. Cuando se documentan los promedios en salarios variables, se separa la base de vacaciones del resto, y se respetan las fechas de intereses y consignación de cesantías, la liquidación es transparente, defendible y alineada con las mejores prácticas de nómina.