Guía para liquidar la indemnización por terminación del contrato

1) Qué es la indemnización y cuándo procede

La indemnización laboral es un pago tarifado que compensa los perjuicios cuando el contrato termina sin justa causa o cuando el trabajador renuncia con justa causa (despido indirecto). No reemplaza salarios ni prestaciones debidas: estos se liquidan aparte.

Procede cuando:

• El empleador finaliza el contrato sin justa causa (cualquier modalidad de contrato).

• El trabajador termina el contrato por justa causa atribuible al empleador (despido indirecto).

No procede cuando:

• Hay justa causa comprobada para terminar el contrato.

• Finaliza un término fijo en la fecha pactada y hubo aviso dentro de los 30 días previos (o lo pactado), o termina la obra/labor por la cual se contrató.

• La relación termina por mutuo acuerdo, o durante período de prueba (salvo vulneración de derechos fundamentales, discriminación, embarazo, discapacidad o fueros especiales).

⚠️ En casos con estabilidad laboral reforzada (maternidad, discapacidad, fuero sindical, entre otros) NO puede terminarse el contrato sin autorización previa de la autoridad laboral. Si se omite, además de salarios y prestaciones, suelen activarse indemnizaciones especiales y órdenes de reintegro.

2) Cuándo debe liquidarse y cómo pagar

• La liquidación (salarios pendientes, prestaciones, vacaciones, y la indemnización si aplica) debe entregarse en la fecha de terminación.

• El pago tardío expone al empleador a la sanción moratoria (ver §7) y posibles intereses judiciales.

• Medio de pago: transferencia o consignación. Entregue comprobante, certificado laboral y paz y salvo de equipos/documentos.

• Si requiere descontar valores al trabajador (p. ej., renuncia intempestiva con penalidad), hágalo respetando límites legales y, si procede, consigne ante el juez mientras se define el litigio.

💡 Preaviso de renuncia (indefinidos): hoy se recomienda que el trabajador avise con 30 días; no hay sanción si omite el preaviso, pero es buena práctica de salida.

3) Cómo calcular la indemnización

Primero identifique el tipo de contrato y el salario base (ver §4). Luego aplique la tabla que corresponda.

A. Contratos a término indefinido

• Salario < 10 SMMLV
  • 30 días de salario si el tiempo de servicio es ≤ 1 año.
  • +20 días por cada año adicional (y proporcional por fracción).

• Salario ≥ 10 SMMLV
  • 20 días de salario por el primer año.
  • +15 días por cada año adicional (y proporcional por fracción).

Nota práctica: Si el vínculo duró menos de 1 año, la indemnización no se prorratea: será 30 o 20 días, según el umbral de 10 SMMLV.

B. Contratos a término fijo

• Corresponde a los salarios del tiempo que falte para cumplir el plazo pactado.

• Si el plazo faltante es corto, se paga exactamente ese remanente.

C. Contratos por obra o labor

• Equivale a los salarios del tiempo necesario para terminar la obra/labor que faltaba al momento de la terminación.

• Mínimo legal: 15 días de salario.

4) Determinar el salario base de la indemnización

1. Salario fijo: el último salario mensual devengado.

2. Salario variable (comisiones, bonificaciones salariales, horas extra): use el promedio del último año (o del tiempo laborado si es menor).

3. Salario integral: la base es el 100% del salario integral (incluye el factor prestacional del 30%).

No confundir la base de indemnización con la de aportes a seguridad social. La indemnización no es salarial y no integra el IBC.

5) Ejemplos rápidos

5.1. Indefinido – salario inferior a 10 SMMLV

• Salario: $2.500.000

• Tiempo: 2 años y 4 meses

• Días: 30 (1er año) + 20 (2º año) + (20 × 4/12 = 6,67)

• Total días: 56,67

• Indemnización: 56,67 × (2.500.000/30) = $4.722.500 aprox.

5.2. Indefinido – salario ≥ 10 SMMLV

• Salario: $13.000.000

• Tiempo: 5 años y 6 meses

• Días: 20 (1er año) + (15 × 4 años) + (15 × 6/12) = 20 + 60 + 7,5 = 87,5

• Indemnización: 87,5 × (13.000.000/30) = $37.916.667 aprox.

5.3. Término fijo – falta 3 meses

• Salario: $3.000.000

• Indemnización: 3 meses × $3.000.000 = $9.000.000.

5.4. Obra/labor – estimado faltante 2 meses

• Salario: $2.200.000

• Indemnización: 2 meses × $2.200.000 = $4.400.000 (≥ 15 días, OK).

6) Escenarios especiales (impactan el cuándo y el cuánto)

a) Embarazo y lactancia (fuero de maternidad)

• Se requiere autorización previa del Ministerio para despedir por justa causa.

• Si se omite la autorización, el despido es ineficaz y, además de reintegro y salarios, hay una indemnización especial de 60 días de salario, adicional a lo que ya corresponda por ley.

b) Discapacidad o condición de salud (estabilidad ocupacional reforzada)

• Se exige permiso previo de la autoridad laboral para despedir.

• Si se despide sin permiso: órdenes de reintegro y indemnización de 180 días de salario, además de prestaciones.

c) Periodo de prueba

• En principio permite terminar sin indemnización; no protege despidos discriminatorios ni la violación de fueros.

• Debe estar pactado por escrito y dentro de límites legales; si no, se considera inexistente.

d) Despido indirecto (renuncia con justa causa)

• Si el trabajador renuncia por una justa causa del empleador (incumplimientos graves), tiene derecho a la misma indemnización de un despido sin justa causa (tabla de §3A/B/C).

7) Sanción moratoria por pagar tarde (art. 65)

• Si al terminar el contrato no se pagan salarios y prestaciones debidas, puede imponerse:
  • 1 día de salario por cada día de mora, hasta 24 meses, siempre que el trabajador demande dentro de los 24 meses siguientes a la terminación.
  • Después del mes 24, intereses moratorios a la tasa máxima de crédito de consumo (Superfinanciera).

• Si la demanda se presenta después de 24 meses: no hay días de salario; solo intereses moratorios desde la terminación.

• La buena fe del empleador puede exonerar o atenuar esta sanción (pero debe probarse).

8) Retención en la fuente sobre la indemnización

• Las indemnizaciones derivadas de la relación laboral pueden estar sujetas a retención del 20% (régimen especial), usualmente cuando el beneficiario supera cierto umbral en UVT.

• Verifique con su contador el umbral vigente y si procede aplicar exenciones o depuraciones específicas.

9) Pasos operativos sugeridos (checklist)

1. Revise modalidad de contrato, tiempo de servicio y salario base (fijo / variable / integral).

2. Despido con justa causa? Si sí, asegure debido proceso disciplinario (cargos, descargos, pruebas, decisión motivada).

3. Fueros o protecciones: embarazo, discapacidad, sindical — gestione autorizaciones previas si aplica.

4. Calcule la indemnización con la tabla correcta y prepare la liquidación final.

5. Pague el mismo día de la terminación y entregue soportes (recibo, certificado laboral, paz y salvo).

6. Conciliación: si hay diferencias, cite a conciliación en el Ministerio de Trabajo o centros autorizados.

7. Archivo: guarde carta de terminación, soportes de pago, cálculos y evidencia de entrega.

10) Plantillas de comunicación

10.1. Carta de terminación sin justa causa (empresa)

Ciudad y fecha
Señor(a) [Nombre del trabajador] – [CC]
Cargo: [ ]

Respetado(a) señor(a):

Me permito comunicarle que a partir del [fecha], la compañía da por terminado sin justa causa su contrato de trabajo [modalidad] suscrito el [fecha].
En la misma fecha se le hará entrega de su liquidación final, que incluye salarios, prestaciones y la indemnización correspondiente conforme a la ley, así como su certificado laboral.

Atentamente,
[Nombre y cargo del representante legal]

10.2. Carta de renuncia con justa causa (trabajador)

Ciudad y fecha
Señores [Nombre del empleador]
Asunto: Renuncia con justa causa

Yo, [Nombre – CC], presento renuncia con justa causa al contrato de trabajo suscrito el [fecha], efectiva el [fecha].

La decisión se fundamenta en [describir incumplimientos graves: no pago de salarios, acoso, modificaciones sustanciales, etc.]. Solicito el pago de salarios y prestaciones debidos y la indemnización prevista en la ley para estos casos.

Cordialmente,
[Firma]

11) Errores comunes (evítelos)

• Pagar tarde la liquidación (desencadena sanción moratoria).

• Omitir variables o usar una base errada (comisiones, integral).

• Terminar sin permiso en embarazo/discapacidad o con fuero sindical.

• Dar por terminado obra/labor sin definirla adecuadamente por escrito.

• No documentar debido proceso en sanciones disciplinarias.

• No entregar certificado laboral y soportes.

12) Mini‑FAQ

¿La indemnización cuenta para prestaciones o seguridad social? No, no es salario.
¿Puedo “pactar” una indemnización diferente? Solo si mejora la tarifa legal para el trabajador.
¿Qué pasa si el trabajador gana por comisiones? Promedie el último año.
¿El salario integral cambia la fórmula? La tabla es la misma; la base es el salario integral completo.
¿Aplica preaviso para despidos? La ley no exige preaviso para terminar sin justa causa; para renuncia en indefinidos se recomienda 30 días.